TERA MENKUL DEĞERLER A.Ş.

PROSEDÜRLER

 

PORTFÖY ARACILIĞI FAALİYETİNİN GERÇEKLEŞTİRİLMESİNE İLİŞKİN EMİR GERÇEKLEŞTİRME POLİTİKASI


1. İŞ  TANIMI

Bu prosedürün amacı, müşterilerin yazılı, sözlü, faks aracılığı ile veya elektronik ortamda  ilettiği paylara, borçlanma araçlarına, kaldıraçlı işlemlere, paya ve pay endeksine dayalı türev araçlara ilişkin alış ve/veya satış işlemlerine ilişkin emirlerin Şirketimizin kendi hesabından alım satımına ilişkin esasların belirlenmesi ve  Sermaye Piyasası Kanunu ve ilgili mevzuat,  Şirket prosedür, kural ve diğer düzenlemeler çerçevesinde gerekli bilgilerin, ilgili iş ve işlemlerin doğru ve zamanında gerçekleştirilmesinin ve bu işlemlerin kontrolünün sağlanmasıdır.


2. SORUMLU BİRİM

Şirketin, portföy aracılığı faaliyeti kapsamında Müşterilerin gerçekleştireceği sermaye piyasası araçlarıyla ilgili alım veya satım emirlerini karşı taraf olarak yerine getirmesinden, bu emirlerle ilgili işlemlerin takibinden ve işlemlerin kontrolünden  Portföy Aracılığı  Birimi sorumludur. Müşterilerle yapılan işlemlerin sonuçlarının muhasebe sistemine aktarılmasından, gerçekleşen işlemlerin  muhasebe sistemi ile karşılıklı kontrol edilerek tutturulmasından, mevzuat çerçevesinde gereken raporların alınmasından,gerçekleşen işlemlerin muhasebeleştirilerek müşteri hesaplarına yansıtılmasındanmevzuatta, tebliğlerde ve yönetmeliklerde yer alan belge ve raporların düzenlenmesinden ve saklanmasından da  Portföy Aracılığı Birimi ve Operasyon Bölümü sorumludur.


3. İŞ AKIŞI

3.1. Tanım, Formlar ve Belgeler

Şirketimiz portföy aracılığı faaliyeti çerçevesinde mevzuatın izin verdiği paylar ve borçlanma araçları üzerinde müşterilerle karşılıklı olarak işlem yapabilecektir. Yapılacak işlemlerde ilgili sermaye piyasası araçlarının hem alım hem de satım fiyatları piyasa koşulları ve rekabet imkanları altında Portföy Aracılığı Birim Yöneticisi tarafından belirlenir ve söz konusu fiyatlar Şirketin internet sitesinde ilan edilir. Piyasadaki gelişmelere bağlı olmak üzere, gün içinde sermaye piyasası araçlarının fiyatları BirimYöneticisi tarafından güncellene
Müşterilerden gelen emirler verilen fiyat kotasyonları dahilinde ise işlem Portföy Aracılığı Birimi personeli tarafından gerçekleştirilecek ve Birim Yöneticisi tarafından onaylanacaktır. Gerçekleştirilen işlemler onaylandıktan sonra Müşteriye teyit verilecektir. Müşterinin alış yapmış olması halinde hesabında yeterli özkaynak olması koşuluyla alım bedelini ertesi gün ödemesi gerekmektedir. Müşterinin satış yaptığı durumlarda hesabında satış konusu sermaye piyasası aracının bulunmaması halinde müşteri emrinin kabul edilmemesi mümkündür. Müşterinin hesabına ilişkin yükümlülükleri yerine getirmesinin izlenmesi ve sorumluluğu Portföy Aracılığı Birimine aittir.

Müşterinin, yazılı olarak veya telefon ve benzeri iletişim araçları ile emir iletmesi aşamasında, sermaye piyasası mevzuatı çerçevesinde asgari unsurları belirlenmiş olan emir formu hazırlanacak, gün bitiminde emir  formları dosyalanacaktır. Aynı şekilde müşterilerden gelen emirlerin gerçekleşmesinde, işlemin gerçekleşmesine yönelik işlem sonuç formu Birim Yöneticiisinin de imzası bulunmak koşuluyla dosyalanacaktır. Müşteri hesaplarına ilişkin olarak tutulacak kayıtlarda anlık müşteri bazında, hesaplarda portföy aracılığı kapsamında gerçekleşen tüm işlemlere, tüm varlık giriş, çıkış ve transferlerine, kapanan pozisyonlarda oluşan kesin kar ve zarar tutarlarına, açık pozisyonlara ilişkin olarak potansiyel kar ve zarar tutarlarına, hesaplara tahakkuk ettirilen her türlü masraf, ücret ve vergi tutarlarına ve hesapların teminat durumlarına ilişkin bilgiler yer alır. Söz konusu bilgiler elektronik işlem platformu ve/veya elektronik haberleşme üzerinden Müşteri’nin bilgisine sunulur. İşlemlerin tamamlanmasından sonra sermaye piyasası mevzuatı çerçevesinde alınması gereken diğer raporlar alınarak dosyalanacaktır. Telefon ile alınan müşteri emirlerine ilişkin ses kayıtları, faks yoluyla alınan emirlere ilişkin talimat ve gün içinde faks ile iletilen tüm emirlerin aracı kuruma ulaştığı tarih ve zaman bilgilerini içeren toplu döküm, internet üzerinden alınan emirlerde tarih, zaman ve müşteri   bazında olmak üzere emri ileten müşterilere ilişkin IP (Internet Protokol) numaraları kayıtları, herne türlü olursa olsun elektronik ortamda diğer şekillerde alınan emirlerde emri veren kaynağı gösterecek şekilde gerekli elektronik log kayıtları, gerektiğinde yazılı hale dönüştürülebilecek şekilde saklanır.


3.2. Uygulama

3.2.1. Müşteri Emirlerinin Alınması ve Gerçekleştirilmesi İşlemleri

Müşterilerin portföy aracılığı faaliyeti kapsamında Şirketimizn işlemin karşı tarafında  pozisyon alacağı alım satım işlemlerinde bir teminat yatırmaları gerekmektedir. Müşteri tarafından yatırılmassı gereken teminat tutarı çerçeve sözleşme ile belirlenecektir. Bu şekilde hesap açıldıktan sonra, müşteriden emir alındığında “emir formu” düzenlenecektir. Emir formunda asgari unsurları SPK tarafından belirlenen bilgilerin bulunması şarttır. Müteselsil sıra numarası içeren emir formu iki nüsha düzenlenecek ve bir nüshası müşteriye verilecektir. Emrin telefon ile alınması halinde, konuşmalar ses kaydedici cihazlarla kayıt altına alınacaktır. Bu kayıtlar en az 5 yıl süre ile saklanacaktır.
Müşteri tarafından aracı kuruma iletilen emirler işlemin karşı tarafında Şirket yer alacak şekilde gerçekleştirilir.
Müşteri emrinin Şirketimiz hesabından gerçekleştirilip gerçekleştirilmeyeceği hususu Portföy Aracılığı Birim Yöneticisi tarafından değerlendirilir. İşlemin karşı tarafında Şirketin yer almasının uygun görülmemesi halinde,Müşteri emri işlem aracılığı faaliyeti kapsamında değerlendirilmek üzere ilgili Birime yönlendirilir.


3.2.2. Muhasebeleşme ve Teminatlar

Portföy aracılığı faaliyeti kapsamında gerçekleştirilen işlemlerin muhasebeleştirilmesi
Portföy aracılığı faaliyeti kapsamında gerçekleşen işlemler  gerçekleştiği tarih itibariyle kayıtlara yansıtılacaktır.
Gelen ve giden Para ve Kıymet transferleri, Sabit Getirili Menkul Kıymet İşlemleri, banka ve Takasbank kayıtlarında oluşmuş masraf ve benzeri tüm kayıtlar, Pay Piyasası işlemleri, Varant, sertifika, yurtdışı hisse senedi, Vadeli işlem ve Opsiyon piyasası işlemleri , takasbank ve MKK sisteminde gerçekleştirilen tüm  kayıtlar, kredili işlemler ve kredili işlemlere dayalı kıymet depo virman kayıtları işlemlerin gerçekleştirildiği gün itibariyle kayıtlara yansıtılacaktır.
Kaldıraçlı ürünlere ilişkin muhasebe kayıtları ise; KASI işlemlerinin 24 saat kesintisiz devam etmesi nedeni ile her akşam saat 24:00’de sistemde yapılan 5 dakikalık işlem durdurma esnasında alınan verilerin işlemlerin yapıldığı tarihe yönelik olarak muhasebeleştirilmesi şeklinde gerçekleştirilir.

Muhasebe sistemleri, müşteriden alınması ve takas kurumuna tevdi edilmesi gereken teminatları ve diğer nakit hareketlerini, alım satım işlemine bağlı olarak takas kurumu nezdinde hak ve yükümlülüklerin tesis edildiği tarih itibariyle izlemeye imkan verecek şekilde düzenlenecektir.

3.2.2. İptal Edilen İşlemler

Portföy aracılığı faaliyeti kapsamında gerçekleştirilen kaldıraçlı alım satım işlemlerinde itiraz üzerine müşteri lehine bir iyileştirme yapılması amacıyla, İşlem platformunda meydana gelen teknik bir sorun nedeniyle ortaya çıkan müşteri mağduriyetinin giderilmesi amacıyla veya Müşteri emrinin alınması sonrasında, aracı kurumun söz konusu emre ilişkin olarak başka bir kuruluş nezdinde korunma amaçlı olarak almış olduğu pozisyonun karşı tarafça iptal edilmesi veya fiyatının değiştirilmesi durumundaemir iptali veya fiyat değişikliği yapılabilir.
Bu kapsamda gerçekleştirilen emir iptali ve fiyat değişikliği işlemlerinde değişikliğe veya iptale yol açan işleme ilişkin olarak bir Rapor hazırlanarak Portföy Aracılığı birim yöneticisinin onayı alınarak Operasyon Bölümü’ne iletilecek, Operasyon Bölümü tarafından yapılan düzeltme işlemi çerçevesinde işlemler netleştirilecektir. Operasyon Bölümü işlemlerin muhasebesinin yapar ve mevzuat hükümleri çerçevesinde hazırlaması zorunlu olan raporları düzenler.


4. SORUMLULUKLAR

Müşteri hesabına emir alınması, bu emirlerin takibi, müşteri talebi doğrultusunda emir üzerinde değişiklik talepleri ve hatalı işlemlerin tespitinden Portföy Aracılığı Birimi, hatalı emirlerle ilgili düzeltmelerin yapılması, bu düzeltme işlemlerinin  bildirilmesi  ve kontrolü yapılarak tutturulan işlem defterlerinin muhasebeleştirilerek müşteri hesaplarına yansıtılması ve bu işlemler sonrasında sermaye piyasası mevzuatı çerçevesinde raporlamaların yapılmasından  Portföy Aracılığı Birimi ve Operasyon Bölümü sorumludur.
Prosedürde yapılacak değişiklikler ile ilgili taslaklar ilgili bölüm yöneticileri tarafından Genel Müdürün görüşlerine sunulur. Görüşülen taslakları onaylama yetkisi, İç Kontrolden Sorumlu Yönetim Kurulu Üyeleri’ndedir. Onaylanan taslaklar tüm çalışanlara elektronik posta aracılığı ile Mali İşler ve Operasyon Müdür’ü tarafından iletilir.
İşbu prosedür Yönetim Kurulumuzun onayı ve yayımlanmasıyla yürürlüğe girer.